Versie: juni 2025
1. Wie zijn wij?
Wise & MacKay mfo is een onafhankelijke multi family office gevestigd te Utrecht. Wij zijn ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 97279684. Wise & MacKay mfo is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
Wise & MacKay mfo
Daltonlaan 200, Unit 9.1
3584 BJ Utrecht
Telefoon: +31 85 169 59 64
E-mail: wjm.vanhellemondt@wisemackay.com
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de dienstverlening die wij voor u uitvoeren, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Naam en voorletters
- Adresgegevens (NAW-gegevens)
- Geboortedatum en geboorteplaats
- Telefoonnummer en e-mailadres
- Identiteitsgegevens (kopie ID-bewijs, in het kader van de Wwft)
- Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
- BSN (indien noodzakelijk voor de dienstverlening)
- Fiscale gegevens
- Gegevens over vermogen, bezittingen en schulden
- Gegevens over familieleden en erfopvolging (in het kader van estate planning)
3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Uitvoering van de dienstverlening — het verlenen van fiscale, juridische en financiële adviesdiensten, estate planning en vermogensregie.
- Wettelijke verplichtingen — waaronder het uitvoeren van cliëntenonderzoek ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) en het doen van meldingen aan daarvoor bevoegde autoriteiten.
- Administratie en facturering — het bijhouden van onze administratie, het opstellen en verzenden van declaraties en het bijhouden van betalingen.
- Kwaliteitsbeheer — het uitvoeren van interne en externe audits en het bewaken van de kwaliteit van onze dienstverlening.
- Communicatie — het beantwoorden van vragen, het onderhouden van de cliëntrelatie en het informeren over relevante ontwikkelingen.
4. Grondslag voor de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
- Uitvoering van een overeenkomst — de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening die wij met u zijn overeengekomen.
- Wettelijke verplichting — sommige verwerkingen zijn verplicht op grond van wet- en regelgeving, waaronder de Wwft en fiscale wetgeving.
- Gerechtvaardigd belang — voor verwerkingen in het kader van kwaliteitsbeheer, interne administratie en relatiebeheer.
- Toestemming — voor specifieke verwerkingen waarvoor wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, dan wel op grond van wettelijke bewaartermijnen.
- Fiscale en financiële dossiers worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn van ten minste 7 jaar na het einde van het belastingjaar.
- Gegevens in het kader van de Wwft worden bewaard gedurende ten minste 5 jaar na het einde van de cliëntrelatie.
- Overige dossiers worden bewaard gedurende 5 jaar na afsluiting van de opdracht, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of uit het dossier voortvloeit.
6. Delen wij uw gegevens met derden?
Wij verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, of indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. Categorieën ontvangers zijn onder meer:
- Belastingdienst en andere overheidsinstanties (op grond van een wettelijke verplichting)
- Notarissen, advocaten en andere adviseurs (voor zover noodzakelijk voor de opdracht)
- Onze beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar
- Externe accountants of auditors (in het kader van kwaliteitstoetsing)
- IT-dienstverleners en cloud-serviceproviders (als verwerker, onder strikt contractuele voorwaarden)
Wij sluiten met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken een verwerkersovereenkomst af. Gegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij een passend beschermingsniveau is gewaarborgd.
7. Beveiliging van uw gegevens
Wise & MacKay mfo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Onze medewerkers zijn gehouden tot geheimhouding en worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Bij een beveiligingsincident of datalek handelen wij conform de wettelijke meldplicht en informeren wij u en, indien vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Uw rechten
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:
- Recht op inzage — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie — u kunt verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
- Recht op wissing — in bepaalde gevallen kunt u verzoeken uw gegevens te verwijderen.
- Recht op beperking van de verwerking — u kunt in bepaalde omstandigheden verzoeken de verwerking te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid — u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via wjm.vanhellemondt@wisemackay.com. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Gebruik van cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.
10. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wise & MacKay mfo behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen. De datum van de laatste wijziging is vermeld bovenaan deze pagina.
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop Wise & MacKay mfo uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan contact met ons op: